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      致远OA实现中国二十冶集团一体化的集团式集中管理。

      中国二十冶:统一信息门户 集团式应用集成
      企业概况
      中国二十冶集团有限公司(简称:二十冶)是国内大型专业建筑企业之一,为中国冶金科工股份有限公司的控股子公司,是上海宝钢三十年建设的主要承建商之一。自1973年成立至今,已经发展为具有大型综合性工程施工总承包特级资质的现代化施工企业,并顺利通过了质量、环境与职业健康安全管理体系认证。公司下设土木建筑、道路桥梁、吊装运输、钢结构安装、机械设备安装、电气设备安装、工业筑炉等15个专业化工程公司;还拥有商品混凝土公司、混凝土构件公司、金属结构制造公司等5个辅助性的生产企业。二十冶所属的天津二十冶金建设有限公司和宁波经济技术开发区二十冶金建设有限公司具备一级工程施工总承包资质。
      二十冶总部设在上海市宝山区,注册资本30886万元,现有在职员工10020人,其中专业技术及管理人员4732人,公司拥有各类施工机械2387台(套)。
      组织架构
      二十冶实行集团式集中管控模式,4个区域控股子公司分布在上海、天津、河北、宁波,还有其他一些总部直管的专业分公司、管理型分公司、地区性分公司、全资子公司、控股公司、参股公司等。
       
      管理要求与信息化动因
      w 适应信息时代企业市场竞争的要求,利用信息化促进增长方式的转变;
      w 解决企业在传统经营管理方式中存在的问题,实现规范、透明化管理;
      w 国资委提升中央企业信息化水平的要求;
      w 建筑工程企业特级资质评定标准中关于信息化建设的要求;
      w 中冶股份公司战略信息化发展的要求;
      w 二十冶2008年至2011年三年发展战略规划的要求。
      信息化建设现状
      w 拥有集团统一财务系统;
      w 部分已建的信息系统如档案系统等,作为独立的信息系统存在;
      w 通过电子邮件、企业BQQ(即时通讯工具)实现内部互联互通;
      w 没有统一的信息管理平台,没有统一的沟通交流平台;
      w 业务流程审批基本靠纸质流转;
      w 基本为手动数据分析。
      信息化目标与实施策略
      面对企业三年发展战略规划的要求,面对信息时代激烈市场竞争的挑战,二十冶现有的信息化建设无法适应二十冶发展战略的步伐,无法满足企业高速发展的要求。因此,二十冶的整体信息化规划和建设势在必行。
      通过对企业需求的深入分析,二十冶制定了符合企业战略发展规划的整体信息化规划:以公司发展战略及核心竞争力为导向、以项目管理为运营核心、以财务管理为核算中心、业务流程管理为方法、信息系统为手段,构建OA-ERP(协同办公+企业资源计划)整合的系统化信息管理模式。
      二十冶管理信息系统的建设目标:
      w 规范管理,优化运营流程结构,提高运营效率,控制成本,高效完成战略目标,凸现核心竞争力。
      w 解决目前企业中存在的信息孤岛问题,实现人、财、物数据信息流的综合管理、共享。
      w 实现一体化的集团式集中管理。
      w 实现“跨组织、跨部门、跨流程”的协同应用,实现无纸化电子办公,降本增效。
      w 建立企业管理预警机制,规避运营风险。
      w 通过系统运营分析,提供领导决策支撑。
      在整个信息化规划中,二十冶采用了分步实施的策略:信息化规划中最基础、最根本的OA协同办公系统最先实施,通过OA协同办公系统这个基础的企业全员应用的信息化平台,进行员工信息化认知和应用的普及,扩大信息化的应用范围,对于企业下一阶段的信息化建设和应用打好基础、树立信心。下一步再分布实施ERP(企业资源计划)、CRM(客户关系管理)、全面供应链管理等信息系统的建设。(致远软件:www.unionroseband.com)
      OA协同办公系统选型标准:
      作为基础的办公平台,二十冶希望利用OA协同办公系统这一信息工具,建立覆盖集团应用的网络办公平台,实现零距离零时滞的业务流、审批流及决策。
      明确的项目需求:
      • w 单点登录;
      • w A8与NC同步(人力资源同步、ERP同步);
      • w 公文管理;
      • w 固化管理流程;
      • w 网上审批、异地办公;
      • w 多层级自由协同办公;
      • w 知识管理;
      • w 会议管理;
      • w 日程计划管理;
      • w 通知公告管理。
      清晰的供应商选择标准:
      • w 经济实力:拥有足够的资金支持企业研发、销售和服务的长期发展;
      • w 专业背景:不仅具备协同OA的实施能力,还应有大型系统的实施集成交付能力;
      • w 技术实力:跟随技术前沿,开发出先进的产品;
      • w 可持续发展能力:适应企业个性化发展的不断要求;
      • w 服务和咨询能力:能站在企业的高度为企业提供相关的咨询服务工作;
      • w 对产品的考虑:全员易用性、安全性、先进性、实用性、开放性、兼容性、集成性、跨平台性、共享性、可实施性,软件的市场占有率和软件的用户情况、软件的更新换代能力。
      协同项目建设及应用效果
      经过2007年到2008年底的多方大规??疾?、系统演示、邀请招标、案例考察、评标定标,二十冶最终将目光锁定在用友身上。2008年11月6日,二十冶与用友签订了一揽子的整个信息化建设的协议,包括协同办公、人力资源、供应链、项目管理等系统建设。其中,协同办公部分采用的就是致远软件的A8协同管理系统。
      2008年11月17日,二十冶的协同项目建设正式启动。经过产品安装、需求调研、系统建设、内部测试、系统试运行等多个阶段的项目实施部署,2009年3月2日,二十冶协同办公系统正式上线运行,二十冶将其命名为“二十冶管理信息系统”。
       
      图为二十冶管理信息系统登录界面
      目前,二十冶管理信息系统在实现了项目建设预期的单点登录、NC集成、公文管理、流程管理、网上审批、异地办公、多层级自由协同办公、知识管理、会议管理、通知公告管理等目标外,还实现了项目管理应用。二十冶管理信息系统建立了覆盖集团应用的网络办公平台,实现一体化的集团式集中管理;规范了内部流程管理,优化了运营流程结构;实现“跨组织、跨部门、跨流程”的协同应用,实现无纸化电子办公,提高了运营效率,降低了成本;解决了信息孤岛问题,实现了零距离零时滞的业务流、审批流及决策。
      关键应用价值一:NC集成应用,统一信息综合共享,破除孤岛,业务处理效率大幅提升。
      本着明确的应用需求,二十冶的协同办公项目在NC集成应用方面的实施部署有着清晰的目标。目前,二十冶基于致远软件A8协同管理产品的管理信息系统,实现了与NC的单点登录、eHR组织机构与人员信息同步、任务集成和消息集成等关键应用,解决了企业中此前存在的信息孤岛问题,实现了信息的综合管理与共享,大幅节省了IT资源与管理成本,有效提高了业务的处理效率。
      如下图所示,在二十冶管理信息系统首页的右上角点击“ERP”的按钮,即可完成由管理信息系统到NC系统的单点登录,免去了记忆和重新输入系统用户名、密码的麻烦,实现一处登录随处使用,实现了二十冶信息化应用的一体化展现和与业务门户统一。
       
      单点登录实现了二十冶管理信息系统到NC的一键切换
      如下图,二十冶管理信息系统实现了与NC eHR的组织机构同步,支持单位、部门、岗位、职务级别和人员信息的同步,支持新增人员自动同步,支持人员调动、离职的自动同步,支持eHR和管理信息系统之间的“单位-单位、单位-部门、部门-部门”映射等,实现了组织机构和组织人员信息的统一集中管理,大幅度降低了IT管理和维护的成本。
       
      组织机构及人员信息与NC eHR动态同步
      二十冶管理信息系统还实现了与NC的任务集成和消息集成等关键应用。NC的工作流任务集成到二十冶管理信息系统首页的相应栏目中,包括NC待办事项和已办事项等,点击待办事项,即可进入NC的待办事项处理界面直接处理,同时支持已办事项的查看。消息集成将NC中的待办事项通过管理信息系统中的在线消息方式推送给用户,用户直接点击消息链接,便可打开NC的待办事项界面,进行信息的查看和处理。
      任务集成与消息集成的综合应用,实现了业务信息的即时提醒,实现了用户在管理信息系统中直接查看处理NC待办事项,提升了业务处理的及时性;同时,集成应用屏蔽了后端相对复杂的应用,因而大幅降低了用户的学习成本。二十冶管理信息系统与NC的集成应用,为用户搭建了业务与日常办公信息综合管理的平台,有效突破了信息孤岛,实现了现有系统的互连互通、数据共享、业务流程协调统一,有利于二十冶改进现有业务流程,减少管理成本,提高效益,最大化IT投资价值。
       
      A8 NC任务集成
       
      A8 NC消息集成
      关键应用价值二:公文管理规范化,文档管理一体化,信息指令快速传达。
      二十冶管理信息系统实现了预期的公文管理目标,实现了包括公文应用设置、发文管理、收文管理、签报管理、公文交换、公文督办、公文查询、公文统计、公文档案等在内的公文管理功能应用,应用范围覆盖公司收发文、党委收发文、部门收发文等。
      二十冶公文管理的应用,提高了发文、收文管理的效率,还支持领导在异地审批处理公文,这大大缩短了公文的流转时间。电子化的公文可以完全沿用了二十冶原有的纸质公文的设计样式,处理过程与每个人的意见一目了然。公文流转过程中的任何修改都有??裳?,保障了公文内容的安全性和可追溯。
       
      上图已办理的公文清晰呈现
       
      公文收文,处理意见与进程直观呈现
       
      公文发文,样式设计符合二十冶个性化要求
      关键应用价值三:信息门户(空间)应用,实现一体化的集团式集中管理。
      二十冶管理信息系统实现了个人、部门、单位、集团信息的打通:通过在系统首页界面内的个人空间、部门空间、单位空间、集团空间切换,在不同的空间应用中,完成人员之间的沟通、交流与资料信息的互传、共享,完成上级对下级的工作安排、有效授权、任务下达,下级对上级的报告、请示、汇报、资源申请、请求协助等诸多办公行为的执行和管理,实现集团内跨部门、跨单位的人员协作、任务传递与信息互通,实现了信息的统一、综合处理,帮助二十冶实现管理效率提升、管理制度“落地”。(致远软件www.unionroseband.com)
       
      NC的单点登录便是在个人工作空间中实现的,通过点击页面右上角的“ERP”选项,便可进入相应的账号、登录到NC系统中去,进入到供应链、人力资源和项目管理等应用。随时点击个人工作空间,就会回到二十冶管理信息系统的个人工作空间里来。
       
      图为二十冶管理信息系统的个人空间应用界面
      关键应用价值四:流程管理,优化结构,异地审批,效率提升。
      在系统建设期初,二十冶整理了企业业务流程170余项,经过评估,决定通过二十冶管理信息系统解决的约90项,其余归入项目管理、人力资源、供应链系统等信息化建设板块。
      通过系统的表单管理功能,二十冶实现了诸如印章使用审批、建设工程合同评审、快递申请、设备购买、借款申请、招聘申请、质量体系管理、项目管理计划等,涵盖行政办公、财务、采购、人力资源、质量管理、项目管理、工程管理、IT服务等多方面的流程审批,规范了管理,优化了流程结构,大幅提高了运营效率。
       
      刚性的固定表单流程与可视的审批过程完美实现二十冶日常办公涉及的各项审批
      以二十冶的建设工程合同审批为例,这是一个较关键的审批内容,合同涉及金额多在亿元以上,有的多达十几个亿。以前一个合同审批有可能要跑四五天,工作人员拿着合同在五六个部门来回跑,往往涉及到二三十个人,其中关键的信息如报价、技术、方案等都要进行一个研讨后方能经过审批。如今利用系统中的表单审批功能,结合二十冶的管理实际,目前系统中实现了对项目的多人审批、多人并发审批,大大缩短了原有的审批流程,节省了人力、时间成本,而且审批过程规范清晰,便于追溯查询及归档管理。 (致远软件www.unionroseband.com)
       
      系统实现了建设工程合同的多部门联合审批
      关键应用价值五:知识管理,积淀知识,信息共享,学习平台。
      利用二十冶管理信息系统的知识管理功能,二十冶提高了集团及其下属企业的文档管理与控制能力,可以有效控制数据的授权、下载、传阅等功能,并为企业的知识积累沉淀奠定了基础。
      在二十冶管理信息系统知识管理的文档中心里,有公文管理应用中自动归档的所有企业发布的公文文档;有员工个人的文档以保存相关文件资料,便于学习;还有共享给全员查看的集团文档,用于制度、规章、文件、学习知识等的查阅;另外关联项目应用中的项目文档,完整呈现了某一项目的各种文件资料、以及项目相关的公文、会议、日程、协同等,形成了一个多元的项目管理空间。
       
      上图为二十冶ERP项目过程管理的项目文档视图
      关键应用价值六:关联项目,相关计划、会议、事件、文档集中呈现。
      关联项目管理的应用在二十冶最初的选型需求中是没有列出来的,这也被二十冶认为是这一管理信息系统带给他们的意外之喜。
      关联项目的应用围绕项目组成员及其各项活动展开,完整呈现了项目的执行状态、过程和结果,涵盖与项目有关的计划、会议、事件、讨论、相关文档等各种信息,利用这一功能,项目组成员组成了一个虚拟团队,在多元的项目管理空间中,实现了项目组成员之间的实时沟通、信息共享与事件协作。
       
      上图是二十冶的ERP项目过程管理实施的项目空间视图,ERP的项目管理过程在二十冶的管理信息系统中作为一个项目进行管理。项目建立后,每个项目成员的系统个人空间都会自动显示一个项目链接。在整个ERP实施过程中,各成员之间的局部协同工作,所有发生的文档、讨论、会议、计划等都在项目管理空间中得以查看。作为项目团队成员的个人,点击关联项目的链接进入项目管理空间,每个成员都可以调用项目模板、追加项目计划,召开项目会议,所有的过程都被记录下来,自动归档。即使最终项目完成,动态团队被解散,项目的一切处理过程信息也都能被保存下来,知识经验得到很好的沉淀,为以后的项目提供有利参考。

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