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      致远OA推进西安高新建设监理公司信息化建设

      规范管理,企业管理水平提升的诀窍
      ——西安高新建设监理公司利用协同实现规范管理

       
      西安高新建设监理有限责任公司(以下简称“高新监理”)成立于2001年3月,是具有房屋建筑工程监理甲级、市政公用工程监理甲级资质的工程技术咨询企业。2003年9月通过ISO9001:2000质量管理体系认证,全国先进监理企业。公司目前在册员工二百余人,专业涵盖建筑、结构(含钢结构)、建筑电气、智能建筑、给排水、暖通与空调、设备安装、风景园林、市政工程、道桥等专业。
       
      随着公司监理业务的不断拓展,监理项目呈现“点多、面广、线长”的特点,加之客户对监理服务质量要求越来越高,公司在内部管理方法、监理服务手段这两个方面都逐渐显出了不适应之处。一是在内部管理方面,员工队伍的扩大及流动性增强,使公司对项目现场人员管理的难度加大;二是繁多、分散的在监项目,使公司管理层难以对其实施动态在线监控,公司部门与项目监理部之间沟通的及时性亟待增强。
       
      为适应公司跨区域经营和项目管理信息化程度不断提高的需要,推进公司信息化建设,高新监理于2006年7月引进致远A6协同管理软件,由公司本部先试点再到各项目部推广。
       
      结合高新监理的实际业务,协同软件为其实现了制度落地由学到用、用到习惯的三个层次,帮助高新监理找到了制度落地、规范管理的答案。
       
      首先,建立可集中共享、随时查询的制度。
      将公司的财务管理、经营管理、技术管理、行政管理等相关制度时时放在员工眼前,及时查询。这是最简单的一种方式,也是最基础的一种方式。在致远A6协同的单位文档中,把公司所有的制度都放上去,然后所有员工都能够根据系统设置好的权限进行共享、查询、阅读。
       
       
      这样,不仅方便了员工了解和运用制度的操作,同时也可以在一定程度上让员工与制度贴得更近,让制度在初步层次上进行规范。致远软件:www.unionroseband.com
       
      其次,将制度变动内容针对性的、及时准确的通知到人。
      这是制度“落地”的第二个层次,相对于第一个层次,针对性更好,时效性更强,而且,最大的好处是能够很好的规避掉制度变更带来的推广问题。
       
      高新监理规定:
      1. 每周五请各部室、中心将下周主要工作计划报办公室,以便统筹安排。
      2. 每月25日各部门、项目监理处将下月工作计划及当月计划完成情况汇总至办公室;每月月底公司考核领导小组检查当月工作计划完成情况并进行量化评分;上月未完成工作应在本月内按期、保质、保量完成,考核结果执行“工作目标责任书”相应奖惩规定。
      3. 每月对各部门、监理处、项目部及项目工程进行评审,着重就项目安全生产、质量控制、完成情况、监理服务过程、客户满意度评测、质量管理措施等方面进行评审管理,深入贯彻公司“以安全监理为核心,以质量控制为重点”的监理工作方针,提高监理服务水平,并可加强项目之间相互交流与学习?!?br />  
      周计划与月计划的公告由高新监理办公室针对性的发给相关人员,所有相关人员都会收到来自系统的自动提醒,通知他与他某项工作有关的制度有所变动,请及时查询。这样一来,员工就与制度“相关”了,只有“相关”了,员工才会及时重视它。
       
      通过不到一年的学习与使用,现已逐渐被大家自觉遵照执行。比如制度里有一条规定:使用人员应在每天上班后十分钟之内,登录系统获取办公信息,处理相关业务,保证处理办公业务的响应时间。而现在可看到使用人员工作期间随时在线,网上公文及协同工作处理时间均不超过1个工作日。更别说那让人迷茫的申购、报销的事了,不再用记住各类采购、报销等制度,想要报销,只需调用协同中固化模板的报销表单,填好数据,点击【立即发送】就可以了,系统将自动完成整个报销流程。这样,不仅将冗繁的制度条款直接“落实”到了员工工作行为的细节中,时时刻刻规范了所有员工的行为,让每个员工在被“规范”的同时,还能享受到被“规范”的高效、便捷的快乐。
       
      再次,将核心制度转化为表单+流程,直接规范到员工行为,即是制度落地的最高层次。
      利用致远A6协同管理软件,西安高新监理实现了制度的核心三要素的“落地”:用系统权限让文字权限“落地”;用协同流程将文字流程“落地”;用系统表单使数据规范“落地”。
       
      为搞好监理业务,保证监理服务质量和工作深度,确保顾客满意,高新监理还制定了工程监理规划、监理工作总结、质量评估报告编写规定等一系列规定性文件。将考核成绩与项目监理部的效益挂钩,有效调动了员工的工作积极性,促进了业务水平的提高。与此同时,高新监理努力培育“与企业共同发展”的文化内涵,采取各种措施、方式,加强员工培训,提高员工的业务素质和业务技能,保证公司的监理服务质量和项目的顺利实施,并不断向客户提供规范、优质的工程技术咨询服务,创造最佳的社会效益和经济效益。
       
      在高新监理《企业内刊》“员工天地”里,读到这样一则内容:我们高新监理要逐一落实管理责任,并将其具体化、明确化,要求每一个管理者要到位、尽职,第一时间就将工作做到位,每天都要对当天的情况进行检查,发现问题及时纠正,及时处理等等。但是,我们在执行的过程中总是抱怨:制度过细,管理过精,步骤过繁……我们从来没有想过,再细的制度,只要企业要求我们去贯彻,就还不够细;再精的管理,只要企业要求我们去实施,就还不够精;再繁的步骤,只要企业要求我们去执行,就还不够繁!而在管理中的细、精、繁,正是企业立于不败的根本。只要我们在日常工作中,对待每一项工作都细致思考:每一次旁站,都能认真对待,记录准确、全面、详实;每一次分户验收,都能认真把关;每一处安全隐患,都能及时发现,督促整改,那么,我们高新监理的管理水平何愁不能提高,我们的目标又何愁不能实现!

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