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      致远OA极大的提升L 电投集团的业务运作和组织管理

      中电投集团:集团化协同管理应用
       
       
      “上协同,我们中电投就要上最能解决我们工作实际问题,提高我们效率的协同系统”,这是中国电力投资集团公司总经理工作部、信息化高级主管第一次见到致远软件公司的售前人员时说的第一句话。
      2005年10月底,在经过了2周的实施,中电投集团的协同管理项目一期实施完成,中国电力投资集团公司的这位选型负责人舒心地笑了,因为全公司所有的行政工作、事务流程、财务集成全部在致远软件致远A6协同管理系统(以下简称“致远A6”)里畅通地流转着。
      用户背景
      中国电力投资集团公司(以下简称“中电投集团”)是在原国家电力公司部分企事业单位基础上组建的国有企业,拥有12个已建成的1000MW以上的大型电厂和原国家电力公司全部的核电资产,注册资本人民币120亿元,截至2004年底,集团公司资产规模达到1050亿元,中电投集团下属130家成员单位,拥有中国电力国际、中国电力国际发展、中国电能成套设备、中电投核、上海电力、黄河上游水电开发等15家参股单位,职工总数约为79000人,中电投集团现有资产分布在全国23个省、市、自治区,名列中国跨国公司三十强.
      信息化动因和目标
      中电投集团在信息化建设中一直是走在行业前沿的,集团有内部办公网、下属公司有各自的信息网。对于中电投集团这种集团型企业,由于组织机构庞大、二三级单位多、电厂多、异地机构多,业务数据繁杂,市场环节众多,所以对资源管理配置及效率提升具有较高的要求,在整个集团运营过程中,如何及时获悉各下属公司的运转情况,如何在管理工作中简化请示汇报程序,如何保证工作效率和降低办公成本费用,如何保障内部员工信息交流顺畅等等问题是中电投集团信息化建设中迫切需要解决的问题。
      为此,2005年7月,由中电投集团的总经理工作部、信息化高级主管亲自牵头成立了项目小组。对于这一次的信息化建设,中电投集团领导层要求通过一套集团应用管理平台来高效、快速的实现集团化管理。能否有这样一套集团管理平台帮助中电投集团有效解决这些问题呢?这期间中电投集团找过很多管理咨询公司进行此次信息化建设的咨询和策划,最后将目光锁定在了协同软件上。在选型中,中电投集团提出了要在05年10月底搬入新办公楼的同时完成这次协同项目的建设工作,这就要求厂商提供的协同软件是个实施周期短、易上手使用的产品,这对于很多的协同软件厂商来说却是个棘手的需求。在与致远软件的接触过程中,中电投集团提出了复杂的工作协作流程,如中途改变流程、中途过程存档等等一系列要求,致远软件的售前经理当场做成流程进行实现,并用5分钟的时间教会了中电投集团项目组人员来掌握这原本在传统OA中复杂的、难以学习的但致远软件在易用性上独具一格的工作流设计和应用。就这样,一个快捷、易用、易实施的致远A6产品最终打动了中电投集团的项目组成员和高层管理人员。
      在与中电投集团做一系列深入沟通之后,致远软件确定中电投集团的致远A6管理系统实施的目标如下:一期规划以标准化产品交付来实现中电投集团的总部应用,同时整合内网和各业务系统;二期规划将随着中电投集团管理模式的不断更新,在完成一期规划的集团应用之后,采用基于控制中心的分步集中式协同应用,实现集团内上下协同应用,并对集团提出的资源共享的要求,提供了通过插件接口标准实现综合的数据和业务接口的集成的系统结构。致远软件:www.unionroseband.com
       

       
       图1:中国电力投资集团公司协同应用架构图
      应用方案
      在中电投集团总部实施一套致远A6管理系统,构建集团管理人员的网上办公系统,统一由集团公司进行流程可视化、事件可控制、可监督的扁平化管理,即中电投集团管理者可以随时查看下属部门工作的实时进度,及时发现问题,解决问题,提高管理效率。通过标准化产品的实施与应用,满足中电投95%以上的协同办公管理的业务应用需求,关键应用如下:
      1、协同管理,实现中电投集团行政办公流程的可自定义、可授权修改、可视化、可追诉的既严谨又灵活的管理;
      2、印章管理,实现下属企业可以网上申用,集团总部通过协同管理系统进行审批,用章单位根据审批时间来京完成盖章手续;
      3、公文管理:公文统计按照收发文时间排序显示,便于领导查询;公文传输顺向可逆,可以附加意见;公文传阅过程中,根据不同的角色、动作,附之不同的权限;可以按类别归档、查询;
      4、文档管理:根据部门、人员、类别等维度进行文档分类存储;每周要情,按照固定的路径保存,通过文件映射的方式直接推送领导桌面,便于领导直接查阅;出差报告、调研报告等临时性文件,可以在协同过程中通过预归档的方式保存,便于随时进行动态跟踪与查阅;建立数据中心,由集团统一管理重点项目的重要信息;
      5、时间与资源管理:对于每个办公人员的日程进行有针对性的透明化处理,让领导很容易的知道直接下属的日程安排;计划申报,总结汇报全部网络化管理;会议管理,对于会议室进行制度化申请与审批,根据会议规模标准分配相应配置的会议室,对于会议室的占用情况定期进行统计分析。
      6、公共信息管理:单位通知、公告能够在首页直接查询,并按照时间先后自动排序;有调查的工具,进行无记名投票管理;讨论区实名制,便于大家针对某一时间进行民主的沟通;公共信息可以按照级别发布。
      7、整合内网:与现有网站、内部办公网的连通,进一步完善和加强协同管理系统的管理功能,整合“中国电力投资集团公司办公网”,实现协同办公管理系统与网站通信,如协同系统上发出新闻、公告,在网站上同步显示出来,实现集团办公一体化管理。内网设计外网化,优化浏览界面。
      随着中电投集团管理模式的不断更新,在成功完成了以上一期规划所述的集团应用之后,北京致远协创软件有限公司根据中电投集团的规模,制定出基于控制中心的分步集中式协同管理系统。
      应用效果
      在应用致远A6管理系统之后,中电投集团的业务运作和组织管理得到了极大的提升,具体表现在以下四方面:
      1、通过致远A6图视化的模板和流程管理,定制中电投集团各种办公中所需的管理表单,将中电投集团的各项规章制度、审批、报销等进行了有效的流程绑定,如集团综合办公流程模板、运行分公司流程模板、中电核流程模板、员工预支借款的审批等,实现了信息共享和制度的真正贯彻、执行,规范内部管理行为,并方便集团领导查阅和监督。
      2、在致远A6中,实现移动办公,轻松做到集团跨区域异地办公的协同应用需求,随时随地对信息进行接收、发布、查询,并做出快速响应,提高企业运作效率,同时节约异地办公费用。
      3、通过致远A6会议管理功能,中电投集团的33个会议室全部实现了网上申请和管理,由集团会务中心统筹安排,每个职能部门的会议室使用情况历历在目,有效的控制了会议成本。
      4、整合了中电投集团已有的信息化资源,将财务系统、内网等信息系统通过整合到一个协同工作桌面,完成无缝连接,有效整合信息孤岛,提高信息资源的共享度,增值前期IT投入。通过致远A6可以方便的查看中电投集团业务系统中的各下属单位的相关业务信息,如财务报表、财务分析等,作为集团领导分析和业务决策的依据。致远A6提供CPI企业电量信息管理、资本信息管理,生产信息(电、煤、铝)管理、资本市场信息等信息,实现了增、删、改、查等一系列服务,网上网下信息即时传达。现在中电投的集团领导可以通过致远A6来查看所投资的下属单位的股票行情和各项生产指标,足不出户即可了解全球的市场行情。
      如今,集团从日常办公到会议服务,从请示汇报到预算计划,已经完全没有以前“填表格,找领导,跑部门”的麻烦。上班后,部门员工只需打开电脑,一天的待办事务就在眼前。
      在树立中电投集团化协同管理应用典范的同时,拉动了集团下属单位的信息化建设,下属单位在集团的带动下,也加快了自身的建设。目前,中电投集团下属单位单位霍煤集团(中国五大露天煤矿集团之一)、中国电力国际发展有限公司、中国电能成套设备有限公司等陆续部署了共计8套致远A6产品,实现了协同应用,在整个电力行业产生了巨大的影响。现在随着应用规模的扩大,中电投集团下一步将采用致远软件独特的分布集中的方式来构建集团更大范围的协同应用。
      作为曾经有过传统型OA项目经历的特大型企业,中电投的项目决策者意识到了协同型OA的价值,并理性地选折了产品化的致远A6协同,这也折射出我国协同应用正在从朦胧走向成熟,可以预见,产品化协同将会为更多的用户带领高性价比的协同应用价值。

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