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      致远OA助力菏泽市外经贸局:推行电子政务,提高行政效能

      菏泽市外经贸局:推行电子政务,提高行政效能
       
      山东省菏泽市外经贸局电子政务工作由于受到各方面条件制约起步较晚。自2004年以来,在省、市领导的高度关怀和大力支持下,我局开始筹建菏泽外经贸电子政务系统。在建设过程中,我们坚持整体规划、分步实施的原则,以高效、节约、安全、易用为目标,紧密结合工作实际需要,多方考察论证,充分利用现有的科学技术手段和条件,克服资金、技术方面的困难,在历时2年多的时间内,分别通过3期工程,采用有效技术手段将内外网络的有机整合,建立起由县区市外经贸局、各经济园区、各外经贸企业到市政府分管领导自下而上的大外经贸电子政务网络,初步建成了以“菏泽外经贸协同办公系统”为电子政务支持平台、以“菏泽国际商务网”、“中国菏泽商务之窗”为门户的电子政务系统,形成了信息互通共享、办公高效协同的全新办公自动化运行机制。
       外经贸电子政务系统网络结构示意图
      一、低成本、高效能的系统建设
      1、硬件及网络环境建设
      2004年以前,我局电脑设备较少,仅有几台电脑分布在主要业务科室使用,大部分同志对电脑使用不熟悉。近两年以来,在省厅领导的指导和关怀下,特别是省厅周厅长多次到菏泽现场办公,在电子商务方面作了很好的指示,我市对此项工作非常重视,2004年初,市财政拨付了专项资金为我局搞信息化硬件建设,市采购中心统一购置了一批电脑设备分发到每位局领导和各科室,初步建立了局域网络;在省外经贸厅和市政府的支持下,我们又先后于2005年5月和2006年5月分别为各县区购置了必要的电脑设备,对市外经贸局办公局域网络、互联网外线接入和协同办公平台服务器及软件进行了综合升级改造,整体提高了电子政务应用网络的硬件环境。目前已经形成了网通、广电、电信三条外线自动互为备份的高速互联网络接入,以管理型防火墙路由器和杀毒软件双安全保障的电子政务网络系统。在整个网络建设过程中,坚持精简节约、实用安全、集中采购为原则,市外经贸局和各县区外经贸局投资总计约36万元,其中各县区21万元,市局由省厅帮扶5万元、市财政帮扶10万元。各县区整个局域网络及设备、软件系统以较低的投入实现了较为实用的外经贸电子政务系统网络平台建设。
       
      2、建设以协同办公平台为核心的高效电子政务系统
      实现办公信息自动化是我们设计和实施电子政务应用的主要任务。当前外经贸系统工作具体表现在外经贸活动多、项目多、出差多、流动性大,市县区需要联系的工作内容多、人员少,大多数同志工作特别繁忙,长期处于超负荷运转状态,由此造成了各类办公信息传递交流不及时、信息共享严重不足等问题,影响了整体工作质量提高。为此我局有针对性地对办公自动化软件进行筛选,通过比较,于04年10月份最终选择了致远A6协同管理软件,该软件具有以下特点:
      第一、以“人”为中心。以“人”为根本的元素和出发点来设计和构造应用。将办公管理行为抽象提炼成“角色、事件、流程、结果”等要素,建立以“人”为中心的角色驱动机制,以工作流为导航,完成“人找事”、“人找人”、“事找人”、“事找事”等不同类型的管理事务,立体全方位的诠释现代协同办公管理。
       
      第二、以“组织行为”为管理根本。即对描述组织行为的“角色、事件、资源、流程、规则、状态、结果”等要素进行管理。记录行为过程,便于跟踪落实。
      第三、软件平台产品化、标准化、低成本。易于使用、维护和升级,使用成本低廉,易于全员普及使用。
      第四、方便的文档管理、系统关联功能,有效整合邮件、网站信息发布等功能。
      第五、实时通讯、移动办公,信息无处不在。通过与手机短信、互联网转址技术的综合应用,使得办公可以随时随地进行。
       
      3、建设门户网站,提高行政效能
      我局门户网站“菏泽国际商务网”,自2004年10月份开始规划设计,网站由菏泽外经贸局和菏泽贸促会共同主办,根据外经贸工作的特点,设置了审批公告、政策法规、办事指南、重点项目等十余个栏目,力图通过互联网便捷迅速地特点,实行政务公开,开展招商引资,宣传我投资环境,宣传外经贸政策和知识、以及我市对外开放的新气象、新成果、我市外经贸明星企业和优秀产品,从不同的方面展示菏泽外经贸发展各个方面,促进外经贸事业全面开展。为了规范网上信息发布行为,同时调动本局全体工作人员发布信息的积极性,我们制定了《菏泽国际商务网网站信息发布管理办法》,将信息发布责任落实到科室,对上网信息实行分管负责人审定制度,首先通过内部网络对上网信息进行审定后再发布,信息中心定期组织对上网的信息进行评比制度。为了方便各科室发布信息,我们将协同办公平台与“菏泽国际商务网”、“菏泽地方商务之窗”网站的信息发布界面进行了关联整合,在门户网站上可以登录到内网,在内网上可以登录门户网站上,大大方便了信息发布的方法,有利于全体人员都来参与信息的发布工作。
       
      4、建立市县区信息化管理组织
      任何工作总是要由人来做,为了把我市外经贸信息工作做好,我们建立了市县区外经贸系统的信息员网络作为组织保障,即本局各科室、县区外经贸局以及各经济园区指定一名同志主要负责信息的接收、发布,由信息员为信息工作骨干成员,带动全体工作人员开展相关工作。我们先后召开了全市外经贸信息工作专题会议3次,对信息员进行培训,并到各县进行具体的技术指导。各单位的信息员充分发挥了骨干作用,分别对本单位的工作人员进行信息化培训,提高全员信息化意识和技能。如单县外经贸局参加了市局的培训后,该局信息员郭延东同志对本局进行了多次的培训,使该局的办公信息化水平全面提升,被省外经贸厅评为2005年全省县级外经贸信息化先进单位,我局亦被省外经贸厅评为2005年全省市级信息化先进单位。
       
      二、应用体会
      通过二年多的摸索与实践,我们的电子政务系统建设已经初具规模,内外网络实现全天候运行,在日常办公中的作用日显突出,主要表现在以下方面:致远软件:www.unionroseband.com
      1、信息传递、资源共享、政务公开。各县区外经贸局、各经济园区、市政府分管领导之间的工作信息可以通过协同平台实现轻松传递。协同系统采用推送式的发送方式,对发送的信息有跟踪和催办功能;现在各科室发传真少了,对各县区外经贸局及各经济园区的会议通知、文字资料、报表文件等通过协同事项的形式在内部网上传递,大大节省了时间和办公成本,提高了工作效率。利用内网协同事项还可以传递图片、影像资料,在实际工作发挥了较好的作用。如最近我们在制作“中国菏泽”市情介绍幻灯片时,需要各县区外经贸局配合搜集一部分照片资料,由于时间紧迫,我们就是通过协同网络,在短时间向各县区外经贸局征集了一部分非常好的照片资料,及时完成了制作。充分发挥了内网的便捷、实用的功能。利用内网公告功能将本局内有关的工作内容发布,实行政务公开。如近期局办公室就利用内网公告开设了“本局重要日程”栏目,每天将本局领导及各科室的重要工作活动进行内网公布,大大提高了工作透明度。

      2、网上政务,方便了企业。充分利用门户网站的优点,将以前各业务科室对企业的通知公告如年检、展会、中小企业开拓基金申请等政务事项,通过菏泽国际商务网和地方商务之窗发布,大大节约了行政成本和企业的办事成本。据统计今年1至5月份菏泽国际商务网上的通知公告、政务公开、政策法规、贸易管理等栏目发布政务信息400余条,有相当一部分信息以前是通过信件、开会、企业自取等形式进行传递的,通过网上发布后,减轻了各县区外经贸局的工作,缩短了信息传递的时间。
       
      3、有效配合招商引资活动。为了配合我市招商引资活动,如每年两次的投资贸易洽谈会,将我市最新的招商项目以多种文字上网发布,同时及时发布我市的有关招商引资的各项活动动态等。如朝鲜农科院在中国设有办事处,一直希望通过尽可能多的机会和中国在农业方面进行交流与合作。在网上得知2006中国(菏泽)农资交易会举办的消息后,朝鲜农科院组团到参加农资会,对所展出种子、农药、农机等很感兴趣,与部分企业达成了采购意向,并希望通过这样的平台采购更多有价值的农资产品。我们在网上对朝鲜代表团的参会进行了跟踪报道,同时也激发了各参展单位的积极性,纷纷表示下界农资会一定再参展。另一方面,充分利用协同办公中项目管理的功能,集中对各项外经贸活动的资料文档集中管理,项目信息共享,为类似的项目活动提供资料的积累和借鉴,给外经贸工作带来了很大的便利。 
       
      总之,在各级领导的支持帮助下,通过全市外经贸工作人员积极参与,我们在利用现代信息技术为外经贸工作服务方面做了有益的探索,并在工作中发挥了较好的作用。但是由于受到人员、技术、经验以及资金等方面的制约,我们的外经贸电子政务工作还有许多需要完善和加强的地方,在今后的工作中我们要紧密结合外经贸工作实际,继续改进和完善外经贸电子政务系统,为全面推进外经贸工作发挥更大的作用。
       
      后记:山东省外经贸厅在《山东省外经贸电子政务建设的调研报告》中指出:菏泽市外经贸局在协同办公方面,根据业务需要,有针对性的对办公平台软件进行选型,选择国内成熟的办公软件,实现了局机关内部的办公自动化,办公自动化系统可以通过局域网登录、网联网登录、门户网站登录三种方式登录,可以将协同办公信息转发手机短信,做到随时随地的移动办公。
      菏泽市外经贸局被山东省外经贸厅评为2005年全省市级信息化先进单位。

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