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      致远OA使中邮器材集团在协同办公管理与开发方面实现跨越式提升

      巨轮出海,扬帆远航——中国邮电器材集团公司全员协同应用
       
          “我们公司的信息化建设从80年代就开始了,但建成的项目基本上都是部门级应用。致远A6协同管理软件是我们实施的第一个全员参与的信息系统。”中国邮电器材集团公司成功应用致远A6协同大半年之后,信息技术部总经理姜作旭在接受记者采访时说的开场白。
      致远A6协同管理软件企业版成功进驻国内最大的通信终端产品销售企业和通信工程建设企业——中国邮电器材集团公司(以下简称“中邮器材集团”),与其共同推进信息化建设进程,使中邮器材集团在协同办公管理与开发方面实现跨越式提升,并实现了集团总部与各子公司之间的整体协同应用,从而提高了中邮器材集团的核心竞争力。
       
          通过致远A6协同管理软件,让公文收发从以周为单位转变为以分钟为单位,高效便捷。中邮器材集团通过致远A6协同管理软件,实现了与13个下属公司的公文收发。
          巨轮加速
          在长安街的西侧,屹立着一栋灰色大楼,中邮器材集团就在这栋大楼的核心部位。
          中邮器材集团是由国务院国有资产监督管理委员会管理的中央大型国有独资企业。公司总部设在北京,现有12家全资子企业、多家控股企业、合资企业、参股企业。2005年集团公司总资产89.15亿元,净资产20.05亿元,销售收入181.2亿元,销售手机2008万部。2006年1-7月份销售手机2081万部,比去年同期增加1090万部,预计全年销售收入230多亿、销售手机4000万部。
          近年来,中邮器材集团在我国信息产业大发展的背景下,充分利用网络、资金和品牌资源,抓住机遇,坚持以市场为导向,开拓经营,逐步成为以通信终端产品销售及物流、通信工程建设、进出口贸易和国际展览业务为主营业务的大型商贸企业。在通信终端销售方面,集团公司已经形成一个以中国邮电器材(PTAC)为品牌的较为完善的自有通信终端产品营销网络体系,成为国内最大的移动通信终端产品销售企业。在通信工程建设领域,集团公司所属中国通信建设总公司是我国通信建设领域规模最大、施工能力最强、科技含量最高的具有工程总承包一级资质的大型通信建设综合性企业,名列国内通信建设领域前列。在国际贸易和物流业务方面,通过更新观念,转变思路,开拓经营,也保持了稳定、持续的增长势头。在国际展览业务上,集团公司承办的“中国国际通信设备技术展览会” 已经成为中国信息通信领域规模最大、最具影响力的展览会,亚洲和世界规模最大的国际信息通信展览会之一。
          中邮器材集团在信息化领域有着深厚的积蕴,中邮器材集团华东公司的内部经营管理系统还曾经荣获原邮电部科技进步奖。在集团内部,已经有多个应用系统在运转。2005年8月,新任总经理的上任,给中邮器材集团的信息化开启了新的篇章。
          曾经在中国联通任职的谭星辉总裁来到中邮器材集团后,非常重视信息化工作。谭总上任不到一个月的时间内,首先明确了由集团公司李亚东副总裁亲自负责分管信息化建设的工作,然后中邮器材集团信息化办公室宣布成立,毕业于北邮的年轻中层干部姜作旭被任命为信息技术部的负责人。
          由于中邮器材集团是一个传统大型国企,所以相当一部分员工对于IT的认识有限,使用能力则更有限。因此,集团在2005年10月决定,由视频会议和协同办公这两个项目入手,让大家感受到信息化在集团内的应用,同时提高集团执行力。致远软件:www.unionroseband.com
          当时,信息化办公室只有三个人,因为视频会议不涉及流程、管理等而被首先启动。但是,由于网络带宽不能得到保证,2005年11月,视频会议项目终止。
          随着中邮器材集团不断发展壮大和在全国的移动终端销售的展开,中邮器材集团需要一套协同办公管理平台,用于实现信息的沟通与管理,实现公文流转,业务审批,市场收集等多方面的信息传递、整合、加工和利用,以适应市场竞争环境的变化。同时,现代信息技术与协同办公管理理念相结合,将有效推动工作流程规范化、资料信息标准化,提高管理与经营的层次与效率,使管理从简单、重复的日常工作转移到知识信息管理、规范化办公运作、智能化工作流管理以及实现移动办公,使公司在协同管理方面实现跨越式提升,从而大大提高整个公司的核心竞争力。
          但是,被终止的视频会议项目令人们心中升起了疑惑:协同办公项目能否顺利进行?
          珠联璧合
          从2005年10月开始,中邮器材集团项目组开始了系统选型工作。先后请来了多家优秀的系统供应商进行产品演示和客户实际数据模拟试用。经过多轮严格比较、讨论和评估,致远软件最后以综合优势胜出,其系统的易用性、适用性和平台性等方面获得中国邮电器材集团项目组的高度认同。
          中邮器材集团深知,选择一个系统,更是选择一个信息化合作伙伴,“所以,我们最后锁定的是一家在发展能力、服务保障、市场占有率等方面持续领先的伙伴。我们认为致远软件具有很好的成长性,符合要求。”中邮器材集团信息技术部总经理姜作旭告诉记者,他总结了致远软件产品的两个主要优势,一是协同理念好。“我们的高层管理者认为,致远软件协同的理念价值阐述得非常清晰,这说明他们对产品有透彻的了解。”将近一年的时间过去了,姜作旭仍然对致远软件的协同理念记忆犹新。第二个原因就是致远软件的演示很充分——“这可不单单是面子功夫。对产品每一个??榈难菔境浞?,说明他们是一个成熟的产品。对于我们提出的每一个问题,他们都能够做出很好的回答,这说明他们有丰富的项目经验。我们信任致远软件。”
          如何才能够使项目一气呵成?致远软件在实施方面采取了多种方式相结合的策略。首先是建立沟通机制,制定了向主管领导定期汇报、与关键用户和业务技术骨干定期交流的制度。集团公司李亚东副总裁多次主持召开专题会议,由相关各方共同对关键问题展开深入的讨论;其次是以用带学,即项目实施、培训工作全部在开通的OA平台进行;第三是分层培训,即通过对关键用户进行重点培训,带动其所在部门其它人员的应用;第四是紧抓核心管理业务的应用,以关键部门带动全局应用;第五是建立并实施项目进展动态信息的发布和共享机制。
          通过双方项目组1个半月时间的共同努力,中国邮电器材集团公司协同办公系统于2006年5月中旬正式上线。目前中国邮电器材集团公司本部及所属的5个主要控股公司、所有大区公司已开始全面应用致远致远A6协同管理软件的共用协同工作、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、日程计划会议、关联系统、在线交流等功能??槔赐瓿扇粘9芾砉ぷ?。
          水到渠成
          通过致远A6协同管理软件在中邮器材集团的成功应用,中邮器材集团实现了四大目标。
          1. 提高全体员工的信息化意识
          通过建设协同办公系统,分阶段、分步骤地将集团公司大部分日常办公事务由手工操作向电子化办公平台迁移,使全体员工全面性地、经常性地实际体会电子化办公所带来的高效和便捷,逐步形成信息化的思维模式和工作习惯。
          2. 实现日常办公电子化
          通过建设协同办公系统,实现集团公司日常办公事务和员工交流的电子化、无纸化、移动化,以降低企业运营成本,提高工作效率。
          3. 实现管理流程明晰化
          通过建设协同办公系统,梳理、优化有关请示、审批等的各项管理类流程,并形成固定的流程模式,达到规范公司管理、提高执行力度的目的。
          4. 实现信息管理精确化、全面化、规范化
          通过建设协同办公系统,准确记录集团公司日常工作中发生的各种事项、流程和步骤,产生的各种信息和文档,并进行清晰的分类和归档。经过积累,可逐步形成公司的档案馆和资料库,成为公司的信息中心和知识中心,为日后的检索和查询提供方便,为员工的成长和公司的壮大提供坚实的基础。
          致远A6协同,令中邮器材集团在信息化道路上走出了踏踏实实的第一步,“过去发公文,不考虑总部内部签报流程的时间,通过打印、文件交换等流程,要三到四天才能到集团各分公司,分公司再做出确认、反应,需要一周左右的时间。现在收发公文20分钟内完成,单位签收等半天之内完成,从以前的以周为单位,变成现在以分钟,高效极了。而且,现在的公文发放具有可追溯性,系统可以直接看到哪些单位收到公文。而由于大家相互之间都了解彼此处理公文的时间,因此,无形之中对处理公文的时间形成了心理压力,人们自发地提高了工作效率。”
          致远A6协同,开启了中邮器材集团在信息化道路上更加任重道远的篇章。2006年上半年,中邮器材集团确定了集团三年的IT规划,明确了“支撑业务,引领发展,完善管控,增强执行”这一信息化战略目标。在未来的三年,中邮器材集团将面临40多个项目的陆续开展,核心是ERP,CRM,电子商务、财务、人力资源管理等系统。我们祝愿中邮器材集团扬起远航的风帆,一路走好。

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